PLANIFICACIÓN DE RECURSOS EMPRESARIALES

1. DEFINICIÓN
Los sistemas de planificación de recursos empresariales (en ingles ERP, Enterprise Resource Planning) son sistemas de gestión de informacion que integran y automatizan muchas de las prácticas de negocio asociadas con los aspectos operativos o productivos de una empresa.
Los sistemas ERP son sistemas integrales de gestión para la empresa. Se caracterizan por estar compuestos por diferentes partes integradas en una única aplicación. Estas partes son de diferente uso, por ejemplo: producción, ventas, compras, logística, contabilidad (de varios tipos), gestión de proyectos, GIS (sistema de información geográfica), inventarios y control de almacenes, pedidos, nóminas, etc. Sólo podemos definir un ERP como la integración de todas estas partes. Lo contrario sería como considerar un simple programa de facturación como un ERP por el simple hecho de que una empresa integre únicamente esa parte. Ésta es la diferencia fundamental entre un ERP y otra aplicación de gestión. El ERP integra todo lo necesario para el funcionamiento de los procesos de negocio de la empresa. No podemos hablar de ERP en el momento que tan sólo se integra uno o una pequeña parte de los procesos de negocio. La propia definición de ERP indica la necesidad de "Disponibilidad de toda la información para todo el mundo todo el tiempo".

2. Los objetivos principales de los sistemas ERP son:

• Optimización de los procesos empresariales.
• Acceso a toda la información de forma confiable, precisa y oportuna (integridad de datos).
• La posibilidad de compartir información entre todos los componentes de la organización.
• Eliminación de datos y operaciones innecesarias de reingeniería.
• El propósito fundamental de un ERP es otorgar apoyo a los clientes del negocio, tiempos rápidos de respuesta a sus problemas, así como un eficiente manejo de información que permita la toma oportuna de decisiones y disminución de los costos totales de operación.

Las características que distinguen a un ERP de cualquier otro software empresarial, es que deben de ser sistemas integrales, con modularidad y adaptables:

• Integrales, porque permiten controlar los diferentes procesos de la compañía entendiendo que todos los departamentos de una empresa se relacionan entre sí, es decir, que el resultado de un proceso es punto de inicio del siguiente. Por ejemplo, en una compañía, el que un cliente haga un pedido representa que se cree una orden de venta que desencadena el proceso de producción, de control de inventarios, de planificación de distribución del producto, cobranza, y por supuesto sus respectivos movimientos contables. Si la empresa no usa un ERP, necesitará tener varios programas que controlen todos los procesos mencionados, con la desventaja de que al no estar integrados, la información se duplica, crece el margen de contaminación en la información (sobre todo por errores de captura) y se crea un escenario favorable para malversaciones. Con un ERP, el operador simplemente captura el pedido y el sistema se encarga de todo lo demás, por lo que la información no se manipula y se encuentra protegida.
• Modulares. Los ERP entienden que una empresa es un conjunto de departamentos que se encuentran interrelacionados por la información que comparten y que se genera a partir de sus procesos. Una ventaja de los ERP, tanto económica como técnica es que la funcionalidad se encuentra dividida en módulos, los cuales pueden instalarse de acuerdo con los requerimientos del cliente. Ejemplo: ventas, materiales, finanzas, control de almacén, , etc.
• Adaptables. Los ERP están creados para adaptarse a la idiosincrasia de cada empresa. Esto se logra por medio de la configuración o parametrización de los procesos de acuerdo con las salidas que se necesiten de cada uno. Por ejemplo, para controlar inventarios, es posible que una empresa necesite manejar la partición de lotes pero otra empresa no. Los ERP más avanzados suelen incorporar herramientas de programación de 4ª Generación para el desarrollo rápido de nuevos procesos. La parametrización es el valor añadido fundamental que debe contar cualquier ERP para adaptarlo a las necesidades concretas de cada empresa.
  

3. características destacables de los sistemas ERP son:

• Base de datos centralizada.
• Los componentes del ERP interactúan entre sí consolidando todas las operaciones.
• En un sistema ERP los datos se ingresan sólo una vez y deben ser consistentes, completos y comunes.
• Las empresas que lo implanten suelen tener que modificar alguno de sus procesos para alinearlos con los del sistema ERP. Este proceso se conoce como reingenieria de procesos aunque no siempre es necesario.
• Aunque el ERP pueda tener menús modulares configurables según los roles de cada usuario, es un todo. Esto significa: es un único programa (con multiplicidad de bibliotecas, eso sí) con acceso a una base de datos centralizada. No debemos confundir en este punto la definición de un ERP con la de una suite de gestión.
  La tendencia actual es a ofrecer aplicaciones especializadas para determinadas empresas. Es lo que se denomina versiones sectoriales o aplicaciones sectoriales especialmente indicadas o preparadas para determinados procesos de negocio de un sector (los más utilizados).
• Las soluciones ERP en ocasiones son complejas y difíciles de implantar debido a que necesitan un desarrollo personalizado para cada empresa partiendo de la parametrización inicial de la aplicación que es común. Las personalizaciones y desarrollos particulares para cada empresa requieren de un gran esfuerzo en tiempo, y por consiguiente en dinero, para modelar todos los procesos de negocio de la vida real en la aplicación.
  Las metodologías de implantación de los ERP en la empresa no siempre son todo lo simples que se desearía, dado que entran en juego múltiples facetas.
• No hay recetas mágicas ni guiones explícitos para implantaciones exitosas; solamente trabajo bien realizado, una correcta metodologia inclusive cuando el sistema entra en función. Por ello, antes, durante y después de la implantación de un ERP es conveniente efectuar lo siguiente:
• Definición de resultados a obtener con la implantación de un ERP.
• Definición del modelo de negocio.
• Definición del modelo de gestión.
• Definición de la estrategia de implantación.
• Evaluación de oportunidades para software complementario al producto ERP.
• Alineamiento de la estructura y plataformas tecnológicas.
• Análisis del cambio organizativo.
• Entrega de una visión completa de la solución a implantar.
• Implantación del sistema.
• Controles de calidad.
• Auditoría del entorno técnico y del entorno de desarrollo.
• Benchmarking de la implantación.

4 IMPLANTACIÓN

Debido a su amplia visión de aplicación dentro de la empresa, el sitema sofwar ERP confía en algunos de los software más largos que se hayan elaborado. Al implementar tal sistema de software largo y complejo en una compañía se solía involucrar a un grupo de analista, programador y usuarios. Esto fue, por lo menos, hasta el desarrollo de la Internet permitiendo a los consultantes tener acceso a las computadoras de la compañía con el fin de poder instalar los datos actualizados y estandarizados de implementación del ERP, sin ayuda profesional, puede ser un proyecto muy caro para grandes compañías, especialmente para las transnacionales. Las compañías especializadas en la implementación del ERP, sin embargo, pueden expedir estos procesos y pueden complementar la tarea por debajo de seis meses con un sólido examen piloto.
Los sistemas de planificación de recursos empresariales están muchas veces estrechamente ligados a suplementar la cadena administrativa y los sistemas de automatización logística. El software de cadenas de suplemento administrativo puede extenderse a los sistemas ERP para incluir enlaces con proveedores.
Con la implementación de los sistemas ERP, las compañías muchas veces buscan la ayuda de un proveedor o vendedor de ERP o de compañías consultoras. Consultar en el ERP incluye dos niveles, que son consulta de negocios y consulta técnica. Una consulta de negocios estudia los procesos de negocios actuales de las compañías y muchos de estos corresponden a los procesos del sistema ERP, a través de la configuración de los sistemas ERP para las necesidades de las organizaciones. La consulta técnica muchas veces implica programación. La mayoría de los vendedores de ERP permiten modificar sus software para las necesidades de los negocios de sus clientes.
Muchas de las empresas que buscan la implantación de un ERP comenten el error de buscar soluciones a bajo coste, o no contratar a una empresa integradora. Este tipo de empresa, no solamente les ayuda en la implantación sino que les apoya a visualizar a su cliente en todos los aspectos de su negocio tanto en hardware, software y en la administración del cambio. Algunas de las empresas integradoras más importantes son EDS, Price Waterhouse Cooper, `IBM o GETI.
Personalizar un paquete ERP puede resultar muy costoso y complicado, porque muchos paquetes no están diseñados para el soporte personal, así que muchos negocios implementan la mejor de prácticas en la arquitectura de los sistemas ERP. Algunos paquetes ERP son muy genéricos en sus reportes e informes, tal personalización se espera en cada implementación. Es importante el reconocimiento para estos paquetes, hace con mucho más sentido la compra de los reportes de paquetes de tercera parte, que interactúan particularmente con el ERP.
Hoy éstos son algunos sistemas ERP basados en Web. Las compañías podrían desplegar ERP basados en Web, porque no requiere un lado cliente en la instalación, y es un cruce de programa y mantenimiento central. Mientras se tenga una conexión a internet, se puede acceder a los ERP basados en Web a través del típico navegador web.

5. VENTAJAS

Un fabricante que no disponga de un ERP, en función de sus necesidades, puede encontrarse con muchas aplicaciones de software cerradas, que no se pueden personalizar, y no se optimizan para su negocio. Diseño de ingeniería para mejorar el producto, seguimiento del cliente desde la aceptación hasta la satisfacción completa, una compleja administración de interdependencias de los recibos de materiales, de los productos estructurados en el mundo real, de los cambios de la ingeniería y de la revisión y la mejora, y la necesidad de elaborar materiales substitutos, etc. La ventaja de tener un ERP es que todo esto, y más, está integrado.
El cambio como un producto está hecho en los detalles de ingeniería, y es como ahora será hecho. La efectividad de datos puede usarse para el control cuando el cambio ocurra desde una versión anterior a la nueva, en ambos productos los datos van encaminados hacia la efectividad y algunos van a la suspensión del mismo. Parte del cambio puede incluir la etiqueta para identificar el número de la versión (código de barras).
La seguridad de las computadoras esta incluida dentro del ERP, para proteger en contra de crímenes externos, tal como el espionaje industrial y crimen interno, tal como malversación. Una falsificación en el escenario de los datos puede involucrar terrorismo alterando el recibo de materiales como por ejemplo poner veneno en los productos alimenticios, u otro sabotaje. La seguridad del ERP ayuda a prevenir el abuso.
Hay conceptos de mercadeo y ventas (los que incluyen CRM o la relación administrativa con los consumidores, back end (el trabajo interno de la compañía para satisfacer las necesidades de los consumidores) que incluye control de calidad, para asegurarse que no hay problemas no arreglados, en los productos finales; cadena de abastecimiento (interacción con los proveedores y la infraestructura). Todo esto puede ser integrado a través de la ERP, aunque algunos sistemas tengan espacios de menos comprensibilidad y efectividad. Sin un ERP que integre todo esto, puede ser complicado para la administración de la manufactura.

6. DESVENTAJAS

Muchos de los problemas que tienen las compañías con el ERP son debido a la inversión inadecuada para la educación continua del personal relevante, incluyendo los cambios de implementación y de prueba, y una falta de políticas corporativas que afectan a cómo se obtienen los datos del ERP y como se mantienen actualizados.
Limitaciones y obstáculos del ERP incluyen:
El éxito depende en las habilidades y la experiencia de la fuerza de trabajo, incluyendo la educación y como hacer que el sistema trabaje correctamente. Muchas compañías reducen costos reduciendo entrenamientos. Los propietarios de pequeñas empresas están menos capacitados, lo que significa que el manejo del sistema ERP es operado por personal que no está capacitado para el manejo del mismo.
Cambio de personal, las compañías pueden emplear administradores que no están capacitados para el manejo del sistema ERP de la compañía empleadora, proponiendo cambios en las prácticas de los negocios que no están sincronizados con el sistema.
La instalación del sistema ERP es muy costosa.
Los vendedores del ERP pueden cargar sumas de dinero para la renovación de sus licencias anuales, que no está relacionado con el tamaño del ERP de la compañía o sus ganancias.
El personal de soporte técnico en ocasiones contesta a las llamadas inapropiadas de la estructura coorporativa.
Los ERP son vistos como sistemas muy rígidos, y difíciles de adaptarse al flujo específico de los trabajadores y el proceso de negocios de algunas compañías, este punto se cita como una de las principales causas de falla.
Los sistemas pueden ser difíciles de usarse.
Los sistemas pueden sufrir problemas de "el eslabón más débil": la ineficiencia en uno de los departamentos o en uno de los empleados puede afectar a otros participantes.
Muchos de los eslabones integrados necesitan exactitud en otras aplicaciones para trabajar efectivamente. Una compañía puede lograr estándares mínimos, y luego de un tiempo los "datos sucios" (datos inexactos o no verificados) reducirán la confiabilidad de algunas aplicaciones.
Una vez que el sistema esté establecido, los costos de los cambios son muy altos (reduciendo la flexibilidad y las estrategias de control).
La mala imagen de unión de la compañía puede causar problemas en su contabilidad, la moral de sus empleados y las líneas de responsabilidad.
La resistencia en compartir la información interna entre departamentos puede reducir la eficiencia del software.
Hay problemas frecuentes de compatibilidad con algunos de los sistemas legales de los socios.
Los sistemas pueden tener excesiva ingeniería respecto a las necesidades reales del consumidor.

Casos de empresas peruanas con erp

LA REPUBLICA

Para mejorar sus procesos de negocio en el área de prensa y publicidad, la Compañía Impresora Peruana S.A., productora y distribuidora en Perú de los diarios La República, El Popular, El Líbero y las revistas Gráfico y Explora, decidió adoptar la Solución Acelerada SAP R/3. Esta solución fue elegida por su flexibilidad: “Se adaptó perfectamente a nuestras necesidades como empresa de tamaño mediano y nos beneficiamos rápidamente y de forma personalizada de las ventajas del sistema R/3. Fue un proceso interesante porque se aprovechó el conocimiento y la experticia de SAP”, explica María Eugenia Mohme, de La República. La implantación se realizó en tiempo récord de 5 meses, lo que permitió a La República reducir la inversión en consultoría y entrenamiento, mejorar el uso de sus recursos internos de acuerdo a sus requerimientos y tamaño y maximizar al mismo tiempo su retorno de inversión. Las áreas involucradas en el proyecto fueron financiera, comercial, contabilidad y logística, cobranza y distribución. KPMG fue la consultora implantadora. Hoy este proyecto integra toda la información de la empresa disponible en línea- y permite trabajar con los datos que se generan en las filiales de Arequipa, Iquitos y Chiclayo (Perú).


Alicorp

Alicorp es la empresa peruana con mayor infraestructura de fabricación y distribución, cuenta con tres divisiones de negocios (aceites y grasas, farináceos y golosinas) que disponen de diez fábricas a nivel nacional, siete de ellas en Lima y tres en provincias. Dentro de estas últimas, se incluye una fábrica de alimentos balanceados para animales, ubicada en Trujillo. Actualmente, la empresa cuenta con una fuerza de trabajo de 2.400 personas, entre empleados y obreros. La parte de distribución se apoya en 20 sucursales propias (centro de ventas) y 150 vendedores, contando además con otros 70 distribuidores exclusivos. “El proyecto de implantación de la solución SAP R/3, que se denominó TEAM (Trabajando en Equipo Alicorp Mejorará), nace realmente en 1996 con la búsqueda de una solución integral de información para el área industrial de la empresa”, indica Ricardo Temoche, Gerente de Sistemas de Alicorp.

Grupo Gloria

No es una decisión fácil para una empresa apostar por el cambio. Una decisión como esta requiere en primer lugar del compromiso total de la compañía y, en segundo lugar, asumir que los negocios han evolucionado; “los tiempos son otros, la competencia es cada vez mayor y se tiene que incrementar la eficiencia interna para poder seguir adelante” señala Francis Pilkington, Director Corporativo de Finanzas del GRUPO GLORIA. Una vez comprendida la necesidad de asumir estos retos,
con gran voluntad de cambio y en la búsqueda de nuevos desarrollos, sólo quedaba tomar la decisión. Y así se hizo. El Grupo Gloria se decide por implantar la solución de gestión empresarial de SAP, bajo el proyecto denominado “Proyecto Líder” y apoyado por la empresa BCTS como socio consultor.

“Definitivamente sí hay un retorno de inversión, y el mayor retorno se está dando con los procesos claves de la empresa los procesos de logística, compras, producción y mantenimiento
Totalmente engranados con las finanzas y la contabilidad”. Francis Pilkington, Director Corporativo de Finanzas del Grupo Gloria


INCA KOLA


Hablar de Inca Kola en Perú es hablar de la “bebida de sabor nacional”. Con más de 67 años de historia, Inca Kola forma parte de las costumbres que los peruanos han trasmitido de generación en generación y constituye todo un ícono de la cultura peruana. Corporación Jose R. Lindley, dirigida por su presidente Johnny Lindley Taboada, produce y distribuye Inca Kola, una de las pocas gaseosas que en el mercado peruano compite de igual a igual con las marcas líderes en el mundo. Su tradicional sabor y calidad ha ubicado a Inca Kola comolíder en el mercado de
Gaseosas del Perú. Adicionalmente desde el año 1999 estableció una alianza
Estratégica con The Coca Cola Company, con el objetivo de extender más allá de las fronteras del Perú a Inca Kola, es decir, internacionalizarla y comercializarla a nivel mundial. Hoy en día, la embotelladora J.R. Lindley tiene cuatro plantas de embotellado en Perú: Una en Lima y las otras ubicadas en el Oriente, Norte y centro del país, todas integradas bajo SAP R/3.

 TOMANDO SAP

Se realizó un detenido análisis de cada una de las necesidades que requería la corporación, con el objetivo de definir las funcionalidades que debía ofrecer la solución tecnológica que aplicara en JRL. “Hicimos un examen bastante detallado, evaluamos todas las herramientas ERP existentes en el mercado”, enfatiza Neira.
“Realizar este análisis detallado de las funcionalidades que cada casa de software nos ofrecía, frente a lo que nosotros necesitábamos como empresa, definitivamente nos permitió tomar la decisión más acertada y por ello escogimos a SAP, por ser la corporación que nos ofrecía la más completa e innovadora propuesta, con una rica funcionalidad que nos permitía seguir creciendo de acuerdo a nuestras necesidades actuales y futuras ” asegura.



Wong

Tiendas E. Wong es la cadena de supermercados más importante del Perú. Con una facturación anual superior a los 500 millones de dólares, lidera actualmente el mercado con más del 70 por ciento de participación. Cuenta con 26 tiendas
Entre supermercados e hipermercados y es reconocida tanto a nivel nacional como internacional por su excelencia en el servicio. Al respecto, Tomás Rodríguez, Gerente del Proyecto GEMS
(Global Enterprise Management System) del Grupo E. Wong, señala que compiten con dos marcas de cadenas de tiendas: E.Wong y Metro. “E. Wong es una cadena de supermercados,
en donde ofrecemos principalmente las líneas de abarrotes, perecibles, licores, juguetes, bazar y pasamanería, en tiendas de aproximadamente 4 mil metros cuadrados, concentrándonos en la calidad del servicio y en un excelente surtido de productos. Mientras que con la marca Metro,
Brindamos dos formatos de tiendas, supermercados e hipermercados, que tienen en promedio 3 y 8 mil metros cuadrados respectivamente. En los Hipermercados Metro, además de las líneas
Manejadas en E. Wong, se comercializan textiles y electrodomésticos. Los formatos de la marca Metro cuentan con productos de buena calidad que compiten con los precios más bajos del mercado y están orientados a satisfacer las necesidades de los segmentos B y C de la población”.


Direcciones de empresa con casos de éxitos:

• http://www.scribd.com/doc/923993/Tecnologia-ERPSAP
• http://www.sap.com/andeancarib/ecosystem/customers/index.epx

videos:

• Bembos (Perú) [WMV, 9,24 MB]
• Cerper (Perú) [WMV, 7,70 MB]
• Cucuredo (Perú) [WMV, 8 MB]